Privacy Policy
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Informativa sul trattamento dei dati personali
Premessa
La presente informativa è resa da Logikamente s.r.l. ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018 ("Codice Privacy"). Descrive come vengono trattati i dati personali nell'ambito del servizio fluxHR®.
Ai fini della presente informativa si intende per:
- "Servizio": la piattaforma fluxHR® per la gestione di presenze, assenze, note spese e documenti del personale e delle altre funzioni attivate dal Cliente, accessibile via web e tramite applicazione mobile ("App");
- "Cliente": l'azienda che ha attivato il Servizio per la gestione del proprio personale;
- "Utente": il dipendente o collaboratore del Cliente che utilizza il Servizio;
- "Dati": i dati personali trattati nell'ambito del Servizio.
1. Chi è il titolare del trattamento?
Dati degli Utenti. Titolare del trattamento è il Cliente, in qualità di datore di lavoro. Logikamente s.r.l. tratta tali Dati per conto del Cliente in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, esclusivamente per l'erogazione del Servizio e nel rispetto delle istruzioni ricevute. Lo stesso vale per i dati di candidati, visitatori e altri soggetti inseriti dal Cliente nel Servizio. I dati di contatto del Cliente sono indicati nell'informativa che lo stesso fornisce ai propri dipendenti.
Il trattamento dei Dati degli Utenti è disciplinato dall'Accordo sul trattamento dei dati personali, allegato ai Termini e Condizioni di fluxHR® e accettato dal Cliente all'attivazione del Servizio.
Dati dei Clienti e dei visitatori del sito. Per i dati dei referenti dei Clienti, per i dati di fatturazione e per i dati raccolti tramite il sito fluxhr.it, titolare del trattamento è Logikamente s.r.l., con sede legale in Via Francesco Luigi Ferrari 31/E, 44122 Ferrara, P.IVA 01942790385.
Responsabile della Protezione dei Dati (RPD). Logikamente s.r.l. ha nominato quale RPD la Dott.ssa Ilenia Verzola, contattabile all'indirizzo amministrazione@logikamente.it.
2. Quali dati personali trattiamo?
Nell'ambito del Servizio sono trattati esclusivamente i Dati relativi alle funzionalità attivate dal Cliente.
| Categoria | Dati |
|---|---|
| Dati identificativi e di contatto | Nome, cognome, nome utente, indirizzo email, sede, reparto, ruolo |
| Dati di presenza | Data, ora e verso delle timbrature (entrata/uscita), sede di timbratura e, se la geolocalizzazione è attiva, posizione rilevata (punto 3) |
| Dati relativi ad assenze e permessi | Tipologia, periodo, stato e storico delle approvazioni |
| Dati relativi alle note spese | Data, importo, tipologia di spesa, commessa e relativi giustificativi |
| Documenti di lavoro | Documenti, attestati, relative scadenze e buste paga gestiti dal Cliente |
| Dati organizzativi | Turni, reperibilità, ore per attività o commessa, contratti, formazione e competenze, mezzi aziendali e relative prenotazioni |
| Dati anagrafici e amministrativi | Ulteriori dati anagrafici, fiscali e di pagamento del personale e dei candidati, inseriti dal Cliente |
| Dati di visitatori ed eventi | Nome, email, telefono, azienda, data, orari e motivo della visita o dell'evento, accettazione delle condizioni di accesso |
| Dati tecnici | Indirizzo IP, data e ora di accesso, tipo di dispositivo, log di sistema |
Categorie particolari di dati. Talune tipologie di assenza (ad esempio malattia, permessi ai sensi della Legge 104/1992, maternità e paternità) possono rivelare informazioni relative alla salute o alla situazione familiare dell'Utente (art. 9 GDPR). Per le assenze il Servizio registra esclusivamente la tipologia e il relativo periodo, senza dati diagnostici. I documenti che il Cliente sceglie di archiviare nel Servizio possono contenere dati della stessa natura: la scelta e la relativa base giuridica competono al Cliente, in qualità di titolare.
3. Come viene trattata la posizione?
La funzionalità di geolocalizzazione è attivabile dal Cliente. Se non attivata, l'App non rileva in alcun caso la posizione dell'Utente.
Qualora attivata:
- la posizione è rilevata esclusivamente al momento della timbratura e previo consenso dell'Utente all'accesso alla posizione del dispositivo (art. 122 Codice Privacy), richiesto all'apertura dell'App e revocabile in qualsiasi momento dalle impostazioni del dispositivo; il Servizio non effettua alcun tracciamento continuo degli spostamenti e la rilevazione è segnalata dall'indicatore di localizzazione del dispositivo;
- la posizione è rilevata dal GPS del dispositivo e convertita in indirizzo (via, numero civico, comune, CAP) tramite le API di Google Maps Platform;
- la posizione rilevata è registrata insieme alla timbratura, in un campo distinto dalla sede a cui la timbratura è attribuita, ed è consultabile come indirizzo leggibile dal personale del Cliente che gestisce le presenze; è conservata per lo stesso periodo delle presenze (punto 7);
- la rilevazione non impedisce di timbrare lontano dalla sede;
- in assenza della posizione la timbratura viene comunque registrata, senza indirizzo;
- la geolocalizzazione può riguardare tutte le timbrature effettuate dall'App, comprese quelle fuori sede, in trasferta o da remoto.
Google Maps. Per convertire la posizione rilevata dal GPS in indirizzo, l'App utilizza le API di Google Maps Platform. Nell'ambito di tali servizi Google Ireland Limited riceve dati quali coordinate e indirizzo IP e li tratta in qualità di titolare autonomo, secondo le Norme sulla privacy di Google. L'utilizzo delle funzionalità e dei contenuti di Google Maps è soggetto ai Termini di servizio aggiuntivi di Google Maps. Logikamente s.r.l. non trasmette a Google dati identificativi degli Utenti.
Le timbrature effettuate tramite badge o terminale non comportano la rilevazione della posizione.
4. Per quali finalità e su quale base giuridica?
| Finalità | Base giuridica | Natura del conferimento |
|---|---|---|
| Erogazione del Servizio al Cliente (gestione di presenze, assenze, note spese e documenti) | Esecuzione del contratto con il Cliente (art. 6, par. 1, lett. b GDPR); per i Dati degli Utenti, le basi giuridiche indicate dal Cliente nella propria informativa ai dipendenti (di norma esecuzione del rapporto di lavoro e adempimento di obblighi di legge: artt. 6, par. 1, lett. b e c, e 9, par. 2, lett. b GDPR) | Obbligatorio: in mancanza il Servizio non può essere erogato |
| Assistenza tecnica e manutenzione del Servizio | Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) | Obbligatorio |
| Adempimento di obblighi di legge, contabili e fiscali | Obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR) | Obbligatorio |
| Sicurezza del Servizio, prevenzione degli abusi, accertamento e difesa di un diritto | Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR) e obblighi di sicurezza (art. 32 GDPR) | Non richiesto all'interessato; è possibile opporsi nei limiti dell'art. 21 GDPR |
Logikamente s.r.l. non tratta i Dati degli Utenti per finalità proprie, quali attività di marketing o profilazione. Il Servizio non adotta processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, di cui all'art. 22 GDPR.
5. A chi possono essere comunicati i dati?
Oltre che dal personale del Cliente, nei limiti del ruolo assegnato nel Servizio, i Dati possono essere trattati da:
- personale di Logikamente s.r.l. espressamente autorizzato e tenuto alla riservatezza, limitatamente alle attività di assistenza e manutenzione;
- fornitori nominati sub-responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28, par. 4 GDPR, per i servizi di hosting di applicazione e database, invio delle comunicazioni email automatiche, gestione dei pagamenti (limitatamente ai dati di fatturazione del Cliente), distribuzione di librerie e caratteri tipografici (limitatamente ai dati tecnici di navigazione);
- autorità pubbliche, ove previsto da obblighi di legge.
Per la conversione della posizione in indirizzo, Google Ireland Limited opera in qualità di titolare autonomo del trattamento (punto 3).
I Dati non sono oggetto di diffusione. L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta all'indirizzo amministrazione@logikamente.it; ogni nuovo sub-responsabile è comunicato al Cliente con 30 giorni di preavviso.
Il Servizio utilizza esclusivamente cookie tecnici necessari all'autenticazione e alla gestione della sessione.
6. I dati sono trasferiti fuori dall'Unione europea?
I Dati sono conservati su server situati nell'Unione europea. Qualora un fornitore tratti dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea (quale l'EU-U.S. Data Privacy Framework) o delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione. Ciò può avvenire, in particolare, per i servizi di Google Maps Platform utilizzati per la conversione della posizione in indirizzo.
7. Per quanto tempo conserviamo i dati?
I Dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono trattati, secondo i periodi di seguito indicati. Alla scadenza i Dati sono cancellati. Il Cliente, in qualità di titolare, può stabilire periodi differenti.
| Dati | Periodo di conservazione | Decorrenza |
|---|---|---|
| Presenze (compresa la posizione rilevata), ferie, permessi, assenze e turni | 10 anni | Cessazione del rapporto di lavoro |
| Documenti di lavoro e buste paga | 10 anni | Cessazione del rapporto di lavoro |
| Note spese e relativi giustificativi | 10 anni | Data della nota spese |
| Account dell'Utente | Disattivato alla cessazione e cancellato unitamente ai relativi Dati | Cessazione del rapporto di lavoro |
| Registro visitatori | 12 mesi | Data della visita |
| Log tecnici e di accesso | 12 mesi | Data di registrazione |
| Dati di fatturazione del Cliente | 10 anni | Data della fattura |
| Altri dati inseriti dal Cliente nel Servizio (ad esempio candidati, formazione, mezzi aziendali) | Fino alla cancellazione da parte del Cliente e comunque non oltre la cessazione del Servizio | Data di inserimento |
| Richieste di contatto e dati dei potenziali clienti | 24 mesi | Ultimo contatto |
| Account di prova non attivati | 90 giorni | Termine del periodo di prova |
| Iscrizione alla newsletter | Fino alla revoca del consenso | Data di iscrizione |
I periodi possono essere prolungati esclusivamente in presenza di contenziosi o di richieste delle autorità competenti, su indicazione del Cliente.
Cessazione del Servizio. In caso di cessazione del contratto il Cliente dispone di 90 giorni per esportare i propri Dati. Decorso tale termine i Dati sono cancellati; le copie di backup sono eliminate entro 12 mesi. Su richiesta, Logikamente s.r.l. rilascia conferma scritta dell'avvenuta cancellazione.
8. Come proteggiamo i dati?
Logikamente s.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR, tra cui:
- accesso al Servizio tramite credenziali personali e profili di autorizzazione differenziati per ruolo;
- cifratura delle comunicazioni mediante protocollo HTTPS;
- separazione dei Dati di ciascun Cliente;
- accesso del personale autorizzato limitato alle attività di assistenza e manutenzione, nel rispetto di obblighi di riservatezza.
In caso di violazione dei dati personali, Logikamente s.r.l. ne dà comunicazione al Cliente senza ingiustificato ritardo, ai sensi dell'art. 33, par. 2 GDPR.
9. Quali sono i diritti dell'interessato?
Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, l'interessato ha diritto di ottenere l'accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati, nonché di opporsi al trattamento e, per i trattamenti basati sul consenso, di revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato in precedenza (art. 7, par. 3 GDPR). Ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
- Utenti e altri soggetti i cui dati sono inseriti dal Cliente: le richieste vanno rivolte al Cliente, titolare del trattamento. Le richieste eventualmente pervenute a Logikamente s.r.l. sono trasmesse senza ritardo al Cliente, che Logikamente assiste nel fornire riscontro.
- Clienti e visitatori del sito: le richieste possono essere inviate all'indirizzo amministrazione@logikamente.it.
10. Sito, prova gratuita e comunicazioni via email
- Prova gratuita e richieste di contatto. I dati forniti (nome, azienda, email, telefono e testo dell'eventuale messaggio), anche tramite i moduli pubblicitari sulle piattaforme Facebook e Instagram, sono trattati per attivare il periodo di prova e ricontattare l'interessato, anche telefonicamente o tramite messaggio, sulla base delle misure precontrattuali richieste (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Per queste attività Logikamente s.r.l. si avvale di fornitori di servizi di invio email e messaggi, nominati responsabili del trattamento.
- Cookie. I cookie utilizzati dal sito fluxhr.it sono descritti nella relativa Cookie policy.
- Comunicazioni di servizio. Le email automatiche del Servizio (notifiche, recupero credenziali) non contengono pixel di tracciamento.
- Newsletter e comunicazioni commerciali. Sono inviate esclusivamente previo consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), revocabile in qualsiasi momento. Possono contenere un pixel che rileva l'apertura del messaggio, utilizzato solo previo consenso. In ogni comunicazione è possibile rifiutare il tracciamento mantenendo l'iscrizione oppure annullare l'iscrizione.
11. Modifiche alla presente informativa
La presente informativa può essere aggiornata in relazione a modifiche del Servizio o della normativa applicabile. La versione aggiornata è pubblicata su fluxhr.it con l'indicazione della data di ultimo aggiornamento; le modifiche rilevanti sono comunicate ai Clienti con congruo preavviso.