Rimborso spese dipendenti

Gestisci le note spese in modo digitale

Ricevute cartacee, moduli compilati a mano e lunghi scambi di email possono rallentare la gestione dei rimborsi. Con fluxHR i dipendenti possono inserire le proprie spese direttamente dall'app, allegando documentazione e informazioni utili.

Un processo più rapido e controllato

Per ogni spesa è possibile indicare:

importo
descrizione
luogo
commessa o progetto di riferimento
documentazione allegata.

Le richieste vengono centralizzate e rese immediatamente disponibili per la verifica e l'approvazione.

Meno carta, maggiore tracciabilità

La gestione digitale delle note spese permette di velocizzare i rimborsi e ridurre gli errori, eliminando la documentazione cartacea e mantenendo così uno storico sempre consultabile. Una soluzione pratica per aziende e collaboratori.

Dalla fotografia dello scontrino al rimborso

L'inserimento avviene di norma dall'app myFlux: il dipendente fotografa lo scontrino e compila la nota dal telefono, nel momento in cui sostiene la spesa. E' il punto in cui si perde meno tempo e si dimentica meno.

La spesa entra cosi' in un percorso ordinato, con la data di registrazione, il periodo di competenza a cui va imputata, la categoria e l'importo. Chi amministra non riceve piu' buste di ricevute a fine mese: trova le note gia' classificate e documentate.

Le categorie di spesa e i tetti di importo

Le spese si classificano in categorie configurabili — pasto, pernottamento, carburante, trasferta — ciascuna con un nome, una sigla e un tipo: spesa generica oppure rimborso chilometrico, che segue una logica di calcolo diversa.

Per ogni categoria si puo' fissare un massimo importo per singola spesa. E' il modo piu' semplice per rendere la policy aziendale una regola del sistema invece di una circolare che qualcuno ricordera' e qualcun altro no.

Come per le causali di assenza, si decide anche quali categorie il dipendente debba vedere in myFlux: l'elenco sul telefono resta corto e coerente con quello che quella persona puo' effettivamente chiedere.

Domande frequenti sul rimborso spese

Come inserisce una spesa il dipendente?

Dall'app myFlux: fotografa la ricevuta e compila la nota dal telefono, senza moduli cartacei e senza accedere al gestionale.

Gestire le note spese

Posso decidere quali categorie di spesa sono rimborsabili?

Si'. Le categorie si configurano una per una, con nome, codice e tipo di spesa: generica oppure rimborso chilometrico.

I tipi di nota spesa

Si puo' mettere un tetto massimo per una spesa?

Si'. Ogni categoria puo' avere un importo massimo per singola spesa, cosi' il limite e' applicato dal sistema e non affidato alla memoria di chi compila.

Il rimborso chilometrico e' gestito?

Si', e' uno dei due tipi di spesa previsti, distinto dalla spesa generica proprio perche' segue un criterio di calcolo differente.

Le note spese sono collegate alle presenze?

Stanno nello stesso sistema in cui si gestiscono presenze, assenze e documenti del personale: un'unica anagrafica per ogni dipendente, invece di strumenti separati da tenere allineati.

Dispositivi di rilevazione presenze

Ecco un elenco di tutti i dispositivi che vi mettiamo a disposizione per la timbratura smart e la registrazione accesso. Non sono obbligatori: si richiedono singolarmente in fase di attivazione o in un secondo momento, e in alternativa potete utilizzare altri strumenti compatibili già presenti in azienda.