Conservazione documenti dipendenti
Centralizza documenti e comunicazioni in un unico
archivio digitale
Gestire documenti cartacei o inviare file via email può rendere complessa la ricerca delle informazioni e aumentare il rischio di errori. Con fluxHR la conservazione dei documenti dei dipendenti diventa completamente digitale: ogni collaboratore dispone di un'area personale nella quale archiviare e consultare la propria documentazione.
Documenti sempre disponibili
L'azienda può condividere direttamente:
- buste paga
- contratti di lavoro
- certificazioni e attestati
- comunicazioni interne
- documentazione amministrativa.
A ogni documento puoi associare una data di scadenza: visite mediche, certificazioni e abilitazioni restano sotto controllo e sai sempre quali sono da rinnovare.
Ogni documento viene associato al profilo del collaboratore e rimane facilmente consultabile nel tempo.
Gestione documenti dipendenti, non solo archiviazione
Ogni documento ha un tipo, una validità e una persona a cui appartiene.
Scadenze sotto controllo
A ogni tipo di documento assegni una durata di validità: la data di scadenza si calcola da sola dall'emissione. Visite mediche, certificazioni e abilitazioni non ti sfuggono più, e sai sempre quali sono da rinnovare.
Storico dei rinnovi
Quando un documento viene rinnovato, il nuovo resta collegato al precedente. In caso di controllo puoi dimostrare che una certificazione era valida in una data passata, non solo che oggi ne esiste una valida.
Non solo persone
Un documento può riferirsi a un dipendente, a un veicolo aziendale o alla società. Il libretto di un furgone e l'attestato di un operatore vivono nello stesso archivio, con le stesse regole di scadenza.
Cosa vede il dipendente
Per ogni documento decidi se renderlo visibile al collaboratore dalla sua app. L'archivio contiene anche documenti che lo riguardano ma non sono destinati a lui: la scelta resta in mano a te.
Trovare un documento in pochi secondi
Un archivio serve nel momento in cui devi tirarne fuori qualcosa. In fluxHR filtri per tipo di documento, per operatore, per veicolo o per stato di validità, e salvi le ricerche che ripeti più spesso.
La ricerca che vale la pena tenere sempre a portata di mano è quella dei documenti non più validi: diventa la lista dei rinnovi da fare, aggiornata da sola. È la differenza fra un archivio che ti segnala le scadenze e uno che te le segnala solo quando ti ricordi di guardare.
Meno carta, più efficienza
La digitalizzazione dei documenti consente di:
Ridurre gli archivi
cartacei
Velocizzare la distribuzione dei documenti
Migliorare l'organizzazione delle informazioni
Semplificare l'accesso ai contenuti da parte dei dipendenti
Domande frequenti sulla gestione documenti
Che differenza c'è tra conservazione e gestione dei documenti?
Conservare significa archiviare un file. Gestire significa sapere a chi appartiene, di che tipo è, fino a quando è valido e chi può vederlo.
fluxHR fa la seconda cosa: ogni documento è collegato al profilo del dipendente, ha una categoria e una data di scadenza, e il sistema ti avvisa quando va rinnovato.
Posso archiviare anche i documenti dei mezzi aziendali?
Sì. Un documento può riferirsi a un dipendente, a un veicolo o alla società. Libretti, assicurazioni e revisioni seguono le stesse regole di scadenza dei documenti delle persone.
Come faccio a sapere quali documenti stanno per scadere?
Imposti i giorni di validità sul tipo di documento e la scadenza viene calcolata automaticamente dalla data di emissione. Filtrando per stato di validità ottieni la lista dei rinnovi da fare, che puoi salvare e ritrovare a ogni accesso.
Il dipendente vede tutti i suoi documenti?
Solo quelli che decidi tu. Per ogni documento esiste un'impostazione che stabilisce se è visibile al collaboratore dalla sua app myFlux.
L'archivio contiene anche documentazione che riguarda il dipendente ma non è destinata a lui: la distinzione resta sotto il tuo controllo.
Cosa succede ai documenti di un dipendente che se ne va?
Archiviando l'operatore invece di eliminarlo, tutta la sua documentazione resta consultabile insieme allo storico di presenze e assenze.
È il motivo per cui conviene sempre archiviare: eliminare un operatore porta via con sé i collegamenti a tutto quello che lo riguarda.
Dispositivi di rilevazione presenze
Ecco un elenco di tutti i dispositivi che vi mettiamo a disposizione per la timbratura smart e la registrazione accesso. Non sono obbligatori: si richiedono singolarmente in fase di attivazione o in un secondo momento, e in alternativa potete utilizzare altri strumenti compatibili già presenti in azienda.
Mod. FX-Essential
Accesso collaboratore
Mod. FX-Pointer
Accesso biometrico
Mod. FX-NFC-Cards
10 Cards NFC
Mod. FX-Terminal
Accesso collaboratori e visitatori